Todos tenemos al menos un email para comunicarnos por Internet, para abrir cuentas en redes sociales y plataformas digitales, pero es que además, casi todos tendremos una cuenta Gmail. Por eso, porque seguramente tengas un Gmail, te voy a enseñar cómo exprimir al máximo Gmail y sacarle provecho a esta gran herramienta de Google.
No todos sabemos usar todo su potencial, por eso te voy a ahorrar tiempo útil de tu vida con estos 10 increíbles consejos sobre Gmail.
10 Consejos para exprimir al máximo tu correo electrónico de Gmail
¿Sabías que Gmail tiene funciones muy útiles que vas a ver increíbles cuando te las muestre? ¿Imaginas poder deshacer un correo enviado? Es posible, sino fíjate en el primero de estos 10 puntos.
Venga, disfruta los consejos, pero sobre todo, aplícalos para ahorrar tiempo y mejorar tu experiencia con la herramienta.
1. Deshacer correo enviado
Cómo te decía antes, es posible deshacer un correo enviado, pero antes debes tener la configuración correcta establecida. Te explico cómo:
- Ve a la configuración General de Gmail
- Busca «Deshacer envío»
- Establece la configuración más alta: 30 segundos
Al marcar la configuración más alta, te dará tiempo de reaccionar si pulsas enviar sin querer. En 30 segundos te dará tiempo de pulsar el botón de «Deshacer» que aparece al enviar un mensaje.
¿Increíble? No. Es Gmail.
2. Ignorar o silenciar conversaciones
¿Estás cansado de tener que recibir los mismos mensajes y sobre todo aquellos en los que todos responden con «responder a todos»?
No te desesperes: puedes silenciar las conversaciones en Gmail.
- Abre la conversación que te moleste
- Pulsa en los tres puntitos
- Haz clic en «Silenciar»
Todas las respuestas futuras se guardarán y archivarán, aunque siempre puedes encontrarlas, no se borrarán. Es parecido a «Archivar» de Telegram o de WhatsApp.
3. Reutilizar tus respuestas: plantillas Gmail
Puedes estar cansado de escribir las mismas respuestas una y otra vez, siempre respondiendo lo mismo que el día anterior. No te preocupes, Gmail tienen distintas opciones para poder preparar tus respuestas. Se trata de una zona para crear plantillas de mensajes. Guardas estas plantillas y sólo tienes que seleccionarlas cuando tengas que volver a responder lo mismo. Te digo donde:
- Configuración avanzada
- Habilitar plantillas
- Redacta tu correo electrónico
- Pulsa en los tres puntitos
- Marca «Guardar como plantilla»
Listo, la próxima vez todo será más fácil y ahorrarás mucho tiempo, pues sólo tendrás que utilizarla.
4. Enviar más tarde
Si no te apetece estar trabajando o delante del ordenador a las 8 de la mañana o a las 10 de la noche, no te preocupes porque siempre puedes programar los emails. ¿No lo sabías? Te cuento cómo hacerlo:
- Cuando estés en la caja del mensaje busca una flecha hacia abajo al lado del botón «Enviar».
- Pulsa ahí y elige «Programar envío»
- Selecciona la fecha y la hora que quieras utilizar para ese mensaje
- Disfruta de las automatizaciones que te ofrece Gmail.
¿Cómodo? Pues prepárate que viene más y mejor.
5. Buscar mensajes antiguos
¿No te ha pasado alguna vez que quieres buscar un mensaje en Gmail pero es muy antiguo y no sabes cómo encontrarlo? Esta vez, estamos para ayudarte:
- Utiliza el cuadro de búsqueda
- Escribe la palabra clave que te interese buscar
- Selecciona el icono de los filtros
Listo, cuando establezcas todos los filtros que quieras para que sea más fácil, pulsa en «Buscar» y obtendrás los resultados que querías. Para una mejor experiencia, puedes probar varios términos o incluso mezclarlos.
6. Combinaciones más importantes de teclas o atajos de teclado en Gmail
¿Sabías que Gmail tiene atajos de teclado para que sea más rápido y eficaz? Te dejo algunos por aquí, para que tengas una idea de los más importantes:
| Función sin atajo | Combinación de teclas o atajo |
|---|---|
| Archivar | e |
| Eliminar | # |
| Silenciar la conversación | m |
| Marcar como spam | ! |
| Responder | r |
| Enviar | Ctrl + Intro |
Puedes ver todas las combinaciones de teclas disponibles dentro de los ajustes del propio Gmail.
7. Posponer correo electrónico
¿Quieres posponer un correo electrónico? Pospuesto y programado no es lo mismo: «programar» es para que se envíen más tarde, «posponer» es para quitarlos de tu bandeja de entrada para que aparezcan más tarde.
¿Cómo posponer un correo electrónico en Gmail?
- Hacer clic en el reloj de al final a la derecha del mensaje recibido
- Elegir tiempo que desea posponerlos
Los mensajes de entrada aparecerán en tu bandeja de nuevo para la fecha que hayas seleccionado.
8. Cambia Spam por bloquear
Si lo que quieres realmente es que no te lleguen los mensajes de alguien, no lo mandes a la bandeja de spam, para dejar que lleguen sus mensajes es mejor bloquear al contacto.
Ten en cuenta que mandar a Spam realmente es conservar los mensajes y por ende, ocupar espacio en tu Gmail.
9. Organiza las pestañas
Para tener a mano todo lo que necesitas, cualquier bandeja de mensajes, puedes organizar las pestañas para que sean visibles y del mismo modo, ocultar las que no desees ver.
Sigue los pasos:
- Ve al panel lateral izquierdo
- Pulsa en «Gestionar etiquetas»
Ya sólo tienes que pulsar en mostrar y ocultar, dependiendo de lo que desees ver en tu panel lateral de Gmail.
10. Sincronizar varias cuentas de Gmail
¿Sabías que podías tener todas las cuentas de Gmail en una? Gmail te permite sincronizar tus cuentas, ya que si tienes varias, no tienes que ir cerrando y abriendo una y otra, sino que puedes leer los mensajes todos juntos.
¿Cómo sincronizar las cuentas de Gmail?
- Ve a «Opciones de Gmail»
- Selecciona «Cuentas e importación»
- «Añadir otra cuenta de correo tuya»
Además, puedes saber qué cuenta establecer cómo principal para enviar o responder los correos.
¿Está genial esta función, verdad?
Acabamos de mostrar los 10 consejos para saber cómo exprimir al máximo Gmail y que ahorres tiempo cada vez que lo utilices. Con estos trucos podrás mejorar tu rendimiento y sacarle provecho a tu trabajo cada vez más. Si te acostumbras y empleas una rutina con estos trucos, al final lo agradecerás.
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